Як давати та отримувати конструктивний зворотний зв'язок

«Нам усім потрібні люди, які дають нам зворотний зв'язок. Завдяки їм ми стаємо кращими». Білл Гейтс.

Якщо ви хочете розвивати бренд роботодавця, мотивувати та підвищувати залученість співробітників, важливо надавати їм регулярний зворотний зв'язок. Без зворотного зв'язку співробітникам важко позбавлятися від помилок та працювати над професійним ростом. 

У нашій новій статті ми обговоримо цінність зворотного зв'язку для HR, співробітників та роботодавця, а також опишемо основні принципи та методи фідбеку.

Важливість зворотного зв'язку для співробітників та HR

Дослідження Harvard Business Review показує, що 57% співробітників хочуть отримувати конструктивний зворотний зв'язок більше, ніж просто похвалу. Більш того, за даними Gallup, співробітники вважали за краще б отримати негативний фідбек, ніж залишитися зовсім без нього.

Згідно зі звітом, найбільше зворотний зв'язок потребують мілленіали. Представники покоління Y негативно ставляться до відсутності зворотного зв'язку на етапі найму та в самому робочому процесі.

Підвищення продуктивності

Позитивний фідбек збільшує продуктивність співробітників на 50% та результати бізнесу на 20%. Дослідження показують, що зворотний зв'язок знижує стрес, допомагає побудувати довірчі відносини в колективі та якісно виконувати завдання.

Фінансова економія

За даними Gallup, 70% співробітників не отримують достатньої кількості спілкування з керівництвом, через що не знають наскільки вони ефективні та втрачають залученість. За оцінками Gallup, відстороненість співробітників від робочих процесів обходиться компаніям в 550 млрд доларів на рік.

Як давати конструктивний фідбек

Зворотний зв'язок – це відгук чи реакція на якусь дію співробітника, керівника чи підлеглого. Він повинен бути позитивним та конструктивним.

Конструктивний зворотний зв'язок – це грамотне поєднання похвали співробітника за його досягнення та пропозиції щодо поліпшення його роботи. Співробітникам важливо отримувати конструктивні фідбеки, щоб вони могли розвиватися.

Надавати зворотний зв'язок співробітникам слід не рідше, ніж один раз на пів року. Це потрібно, щоб тверезо оцінювати прогрес фахівців та вплив їх роботи на бізнес роботодавця. А за даними опитування Weekdone, 87% співробітників вважають, що зворотний зв'язок повинен проводитися щотижня.

Коли ви надаєте співробітнику конструктивний фідбек, можна використовувати психологічний метод «ПНП» – позитив, негатив, позитив. На першому етапі важливо відзначити успіхи та досягнення фахівця, на другому – поговорити про його невдачі, обговорити чому це сталося та як це виправити, а на третьому – завершити розмову в позитивному ключі, дати напрям для роботи й ще раз відзначити успіхи співробітника.

Для оцінки командної роботи використовується модель SLC (Success, Learn, Change), коли кожен фахівець проекту виділяє свої головні досягнення та висновки, які він зробив.

Правила конструктивного зворотного зв'язку

1. Конкретність

Поясніть співробітнику, які саме дії призвели проект до успіху або провалу. Якщо не обговорити деталі, фахівцю буде важко виправити помилки або повторити хороший результат.

2. Не оцінюйте особистість людини

Навіть якщо співробітник погано виконав завдання, критикуйте його роботу, а не його особистість. Коли людина чує критику, яка зачіпає його почуття, вона закривається і вже не здатна повернутися до конструктивного діалогу.

Відмовтеся від виразів «Ти не впорався», «Ти зробив неправильно». Скажіть, що ви очікували іншого результату від фахівця та поясніть якого саме.

3. Говоріть зі співробітником віч-на-віч

Оскільки фідбек передбачає не тільки похвалу, але й критику, дуже важливо не робити це на очах у команди. Критика у присутності колег спровокує у співробітника сильний стрес.

4. Підготуйтеся

Знайдіть час для підготовки до зустрічі. Використовуйте факти, статистику, щоб аргументувати та обґрунтувати свої позитивні й негативні висновки.

5. Дайте зрозуміти, що помилки – це не страшно

Не кажіть співробітнику, що його помилки призвели до жахливих наслідків, навіть якщо це так. Такі твердження не допоможуть людині розвиватися, а тільки спровокують відчувати провини та сором, які будуть заважати працювати.

Спробуйте заспокоїти співробітника та допоможіть йому сконцентруватися на виправленні помилок. 

Як отримати фідбек від співробітників й навіщо це потрібно?

Щоб компанія розвивалася, потрібно рухатися у всіх напрямках та розвивати не тільки співробітників, але й бренд роботодавця. Регулярні фідбеки від співробітників дозволять HR-менеджеру зрозуміти слабкі та сильні сторони компанії, поліпшити умови праці, запровадити додаткові корпоративні заходи, тощо.

Є три джерела отримання фідбеку – співробітники, які працюють в компанії, колишні працівники та кандидати. Найбільш конструктивний та корисний зворотний зв'язок можна отримати від поточних співробітників. Від колишніх співробітників можна почути багато критики, але й від неї є користь, ну а від кандидатів роботодавець отримує найбільш незалежну оцінку. Вони можуть поділитися враженнями про інтерв'ю, що буде корисно для HR-відділу.

Методи для спрощення отримання фідбеків від співробітників

Активність

Запроваджуйте надання зворотнього зв'язку на постійній основі та просіть у співробітників фідбек про роботу, про минулий корпоратив чи тімбілдінг і т.д. В результаті фахівці будуть знати, що їхня думка важлива, а ви будете розуміти над чим працювати.

Анонімність

Не всі співробітники можуть наважитися сказати свою думку щодо роботи компанії та керівництва. В такому випадку, вам допоможуть анонімні опитування. Коли співробітники знають, що їх не зможуть ідентифікувати, вони дають більш відверті відповіді.

Діджиталізація

Раніше були популярні методи анкетування, інтерв'ю зі співробітниками або ящик з пропозиціями. В епоху цифровізації, вони втратили свою актуальність.

Найбільш оптимальний варіант – онлайн опитування в HRM-системах або інших програмах. Наприклад, в HRM-системі Hurma HR-менеджер може за шаблоном створити будь-яке опитування та автоматично розіслати нагадування про нього всім співробітникам.

Не ускладнюйте

Не слід складати опитування на 200 питань з детальним описом кожної проблеми або побажання. Замість цього, проведіть короткі опитування, які не займають багато часу у співробітників й дають можливість HR-у проаналізувати ситуацію в колективі та компанії.

А якщо відмовитися?

Звичайно, можна обійтися і без зворотного зв'язку, але це загрожує втратами наступних ресурсів:

1. Час

Співробітник продовжує працювати у звичайному режимі, він не знає свій прогрес, невдачі, не розуміє над чим йому слід працювати. Результату немає і кар'єрного зросту теж. Рано чи пізно, такий співробітник піде й доведеться шукати йому заміну, витрачаючи гроші та час.

2. Мотивація

Зворотний зв'язок мотивує співробітника працювати ще краще. HR-менеджер також отримує мотивацію, коли ознайомлюється з фідбеками від співробітників. 

3. Довіра

При спілкуванні зі співробітником, він може висловлювати вам свої побоювання щодо завдань або проекту. Таким чином, у вас формуються довірчі відносини.

Зворотний зв'язок в рекрутингу

Відсутність зворотного зв'язку в рекрутингу – одна з основних проблем комунікацій з кандидатами. За даними дослідження, проведеного порталом rabota.ua, 80% очікують фідбек від роботодавця, але отримують його – тільки 7%.

Рекрутери не дають претендентам зворотний зв'язок з різних причин, це може бути нестача часу, небажання відповідати кандидатам з невідповідним резюме, страх неадекватної реакції на відмову.

За даними Candidate Experience Research, тільки 1% фахівців не очікують зворотного зв'язку після інтерв'ю, 62% хочуть отримати фідбек з рішенням та поясненням причини відмови в 1-2 пропозиції, 17% чекають докладний зворотний зв'язок, 12% згодні отримати просто підсумкове рішення (пройшов чи ні), 8% хочуть, щоб їм дали докладний фідбек з рекомендаціями щодо розвитку.

Відсутність зворотного зв'язку від рекрутерів дуже сильно шкодить бренду роботодавця. Щоб цього не сталося, важливо пам'ятати кілька простих правил щодо відмови кандидату.

1. Не ігноруйте претендентів

Дайте людині знати про те, що рішення прийнято відразу, не затягуйте з цим та будьте на зв'язку. 

2. Називайте правдиву та об'єктивну причину відмови

Не варто називати найбанальнішу причину відмови. Якщо людина була не впевнена у собі на співбесіді та ви не побачили в ній мотивації – скажіть їй про це.

3. Залишайте гарне враження про себе та компанію

Будьте доброзичливим з кандидатом й не акцентуйте увагу тільки на критиці, відмітьте сильні сторони фахівця та надайте йому кілька рекомендацій. 

Як зрозуміти, чи правильно ви надали фідбек 

Якщо після спілкування зі співробітником, він може сформулювати свої основні завдання та цілі – ви впоралися. Після такої розмови ні у кого не залишається питань та є єдиний план дій. 

Зворотний зв'язок – один з найважливіших інструментів для розвитку співробітника та поліпшення бренду роботодавця. Зрозумілі, регулярні фідбеки дають можливість розвиватися, вчитися відокремлювати емоції від фактів, тактовно вказувати співробітникам на помилки, не зачіпаючи їх почуття.

• Оцінка персоналу
• Підбір персоналу